Cara Mengelola Seminar atau Event

Seminar dan event selalu menjadi pengalaman berharga bagi pesertanya. Dengan demikian, penyelenggaraan event memerlukan perencanaan yang matang dan persiapan dengan sebagian besar pekerjaan dilakukan setidaknya beberapa bulan sebelum hari-H. Sampai saat ini, seminar tampaknya berjalan seperti jarum jam dengan semua rangkaian acara yang mengalir lancar sesuai jadwal. Namun dalam kenyataannya, banyak pihak yang telah bekerja bersama dengan tujuan membuat suasana yang tepat dan pengalaman yang bermanfaat bagi peserta.

1. Menetapkan tema acara
Setiap acara harus memiliki tema, tujuan, sasaran, peserta, para tamu dan pendekatan pemasaran. Secara umum, acara bisnis seperti konferensi internasional untuk industri tertentu akan menarik bagi pelaku bisnis dalam industri yang sejenis.

Selain itu, tema seminar juga akan menentukan cara pemasaran yang akan digunakan untuk publisitas. Hal ini juga berlaku untuk tim marketing seminar agar dapat mengidentifikasi target peserta dan perusahaan untuk menawarkan acara tersebut.

2. Memilih tempat yang representatif
Temukan tempat sangat tergantung pada skala acara. Biasanya ini ditentukan oleh jumlah peserta, kehadiran setiap tamu kehormatan (seperti pejabat atau politisi), kegiatan selama acara, atau jika ada lantai ruang tambahan yang dibutuhkan untuk tujuan pameran.

Sebuah seminar untuk 100-200 peserta dapat dilaksanakan di ruang seminar hotel, mungkin dalam dibuat dengan gaya teater atau ruang kelas. Namun, seminar skala yang lebih besar dengan 500 – 1000 peserta, mungkin memerlukan sebuah aula besar, auditorium atau convention center.

Lokasi dan standar kualitas tempat ini juga penting terutama jika acara tersebut melibatkan peserta VIP. Dengan ini, lokasi yang strategis akan penting, termasuk kualitas yang baik dan berbagai fasilitas seminar yang tersedia. Akan bijaksana untuk mengeksplorasi dahulu kemungkinan beberapa tempat dan memeriksa kesesuaian lokasinya, tingkat pelayanan, suasana, dan biaya sebelum mengambil keputusan.

3. Pemasaran dan Publikasi Seminar
Pemasaran sebuah seminar atau event adalah tugas yang paling penting dan terkadang paling menantang bagi penyelenggara, dan sering dianggap sebagai faktor yang paling penting dari keberhasilan suatu event. Hal ini karena jumlah peserta yang akan hadir sangat tergantung pada kekuatan kegiatan pemasaran dan publikasi. Apakah acara mampu mencapai tujuannya atau apakah penyelenggara akan berjalan pulang dengan keuntungan atau kerugian sangat tergantung pada daya jual acara. Ini berarti bahwa strategi pemasaran yang tepat harus diadopsi dalam rangka untuk menarik jumlah peserta yang memadai.

Selama ini, event organizer yang memiliki anggaran besar akan menggunakan pemasaran seperti surat kabar dan iklan majalah, iklan radio dan televisi untuk mempublikasikan acara tersebut. Siaran pers juga dapat dikirim untuk surat kabar utama, dalam rangka mengumumkan acara yang akan digelar. Selain itu, spanduk iklan media besar dan poster juga dapat dipakai untuk mengiklankan acara di daerah ramai orang lalu lalang. Bila menggunakan iklan cetak, majalah atau koran tertentu, yang menjadi target pembaca iklan adalah harus berbasis pelanggan utama majalah atau koran tersebut. Juga semua media cetak harus ditulis dengan bahasa yang menarik, menonjolkan manfaat yang berguna bagi calon peserta.

Namun, jika anggaran menjadi kendala, maka cara pemasaran berikut dapat diterapkan. Jika acara ini bertemakan industri tertentu, gunakan faximile untuk mengirim undangan acara ke daftar perusahaan dengan industri sejenis. Telemarketing adalah pemasaran yang sangat efektif untuk memberikan informasi acara ke calon peserta yang tepat. Saat ini broadcast email juga telah menjadi salah satu metode yang paling hemat biaya untuk menjangkau khalayak calon peserta yang besar. Ini akan sangat berguna jika event organizer telah memiliki database calon peserta. Jika tidak, daftar nama bisa disewa dari perusahaan penyedia database untuk mencapai hasil yang maksimal.

4. Kolaborasi dengan sponsor
Mendapatkan sponsor terkemuka untuk berpartisipasi dalam sebuah acara akan membantu meningkatkan kredibilitas acara, serta mengurangi biaya. Sponsor juga dapat membantu dengan pemasaran, karena mereka juga membantu mempublikasikan acara untuk pelanggan mereka. Selain itu, beberapa sponsor dapat menyewa tempat dalam pertukaran untuk ruang pameran atau publisitas untuk diri mereka sendiri. Beberapa sponsor juga memerlukan presentasi singkat profil perusahaan mereka kepada para peserta selama acara. Selain itu juga dapat memberikan contoh produk atau hadiah kepada peserta.

5. Mendatangkan pembicara yang kompeten
Mengundang pembicara yang kompeten dan memiliki reputasi untuk sebuah acara yang relevan dengan pekerjaan, industri atau bisnis calon peserta. Biasanya hal ini mampu menarik pengunjung yang banyak.

6. Mengatur tim dan kru
Semua event memerlukan tim yang kompak mulai dari kru yang menangani tugas-tugas pendaftaran, customer service sampai bagian keuangan. Membiasakan tim dengan protokol acara sangat diperlukan untuk menghilangkan kemungkinan kebingungan atau kesalahan. Dalam rangka untuk memastikan kelancaran penyelenggaraan, setiap orang harus faham dengan peran masing-masing. Hal ini dapat dipastikan melalui penyusunan jadwal rinci acara ditambah dengan peran dan tanggung jawab untuk setiap orang. Idealnya, seorang manajer proyek harus mengontrol seluruh tim dan memastikan bahwa setiap orang menjalankan tugas mereka secara efisien.

7. Persiapan, Pendaftaran, Penyelenggaraan, Feedback
Semua perencanaan dan persiapan seminar merupakan 80% dari total pekerjaan untuk sebuah acara yang sebenarnya berlangsung hanya beberapa jam atau beberapa hari. Pada hari sebelum acara, cek tempat tersebut untuk memastikan bahwa semuanya telah memenuhi persyaratan dan spesifikasi. Mikrofon, proyektor, sistem audio dan video harus semua diperiksa untuk berada di kondisi yang sangat baik. Semua item dipindahkan ke tempat yang ditentukan setidaknya sehari sebelum acara. Kru harus bekerja pada persiapan lokasi, termasuk menyiapkan stand, dekorasi dan poster, sehari sebelum acara.

Pada hari dimulainya acara, kru harus hadir di tempat minimal 1 1/2 jam sebelum acara dimulai. Mereka harus siap untuk menerima peserta setengah jam sebelum jadwal acara. Pendaftaran harus dilakukan sebelum pintu masuk untuk memastikan hanya peserta yang berhak masuk. Tanda pengenal peserta, hadiah dan jadwal acara diberikan pada saat ini kru akan mengantar peserta menuju kursi mereka di ruang acara.

Staf juga akan bertanggung jawab untuk memberikan saran atau bantuan kepada peserta selama acara. Terakhir, form untuk feedback peserta harus didistribusikan dan kemudian dikumpulkan dari peserta untuk menentukan tingkat kepuasan pada semua aspek pennyelenggaraan acara. Hal ini untuk menerima masukan, ide dan saran untuk perbaikan masa depan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

      uptopromo.co.id

      Backlink memang sengaja dibuat untuk meningkatkan authority dari sebuah website serta untuk memberikan pengalaman menarik yang 

      uptopromo jasa seo indonesia

      Jasa SEO Otomatis - Datangkan trafik dengan menaikan visibilitas situs Anda